Dine personoplysninger på HF&VUC NORD
HF&VUC NORD er ansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Når vi behandler dine oplysninger, er vi forpligtet til at give dig en række informationer, du kan læse om her. Reglerne herfor fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. På denne side har vi forsøgt at fremhæve og forklare de væsentligste elementer i de lovpligtige såkaldte oplysningspligter i en mere overskuelig version. De formelle, detaljerede beskrivelser af vores behandlinger, de såkaldte oplysningspligter, kan du læse her:
Oplysningspligt for optagelsesprocessen
Oplysningspligt for uddannelsesforløbet
Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
HF&VUC NORD er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
HF&VUC NORD
På Sporet 8b
9000 Aalborg
CVR: 29485348
Tlf: 99 300 100
Mail: vuc@hfvucnord.dk
Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver Anne Lene Pugholm på e-mail: dpo@itcn.dk
Når du tilmelder dig som elev/kursist på HF&VUC NORD, indsamler og opbevarer vi forskellige relevante personoplysninger om dig: navn, adresse, telefon, mailadresse, cpr.nr, evt. relevante eksamensbeviser og evt. anden relevant personlig information. Oplysningerne har du dels selv givet os ved samtale med vejleder/via online ansøgning og hvis du er kursist som del af din aktivering, har vi også modtaget oplysninger fra din kommune. Du kan læse mere om, hvor vi får dine personoplysninger fra ifm. din optagelsesproces, og hvordan vi behandler dem, her: Oplysningspligt for optagelsesprocessen.
Vi registrerer og behandler løbende oplysninger vedr. dit undervisningsforløb: oplysninger om dit skema, dit fremmøde, dit studieforløb, resultater af prøver, eksamenskarakterer samt evt. varsler og afgørelser, hvis du har for meget fravær. Ift. studievejledning, SU- og SPS-administration kan det også være nødvendigt at indhente og behandle andre relevante personlige oplysninger, fx helbredsoplysninger. Du kan læse mere om, hvor vi får dine personoplysninger fra ifm. dit uddannelsesforløb, og hvordan vi behandler dem, her: Oplysningspligt for uddannelsesforløbet.
Formål
Vores formål med at behandle dine personoplysninger er at kvalificere og administrere din optagelse og gennemførsel af dit uddannelsesforløb hos os, samt for at vi kan overholde relevant lovgivning. Eksempelvis anvender vi dine personoplysninger bl.a. til at sikre, at du bliver optaget på de korrekte hold; er studieaktiv og går til eksamen; rapportering til offentlige tilskudsmyndigheder; refusion af deltagerbetaling; at du får udbetalt den SU, du evt. er berettiget til; at du modtager den SPS-støtte, du evt. er berettiget til; fremstilling af dine eksamensbeviser, etc.
Du kan læse mere om de specifikke formål for vores forskellige behandlingsaktiviteter for hhv. optagelsesprocessen og uddannelsesforløbet.
Vi anvender ikke automatiske afgørelser på baggrund af dine personoplysninger, herunder profilering.
Videregivelse
Vi kan give dine personoplysninger til politiet eller andre offentlige myndigheder - hvis der står i loven, at vi skal udlevere personoplysninger. Du kan læse mere om videregivelse af dine personoplysninger for hhv. optagelsesprocessen og uddannelsesforløbet.
Vi sender dine personoplysninger til Undervisningsministeriets Styrelse for IT og Læring (UNI-login). Det sker for at give dig adgang til de undervisningsplatforme, vi bruger i undervisningen. Men også for at kunne lave holdevalueringer og trivselsundersøgelser.
Styrelsen for IT og Læring opbevarer dine oplysninger efterfølgende og kan anvende dem til statistiske og forskningsmæssige formål.
Samtykke ifm. fotos/video til markedsføring
I nogle tilfælde kan du blive bedt om at give samtykke til, at vi behandler specifikke personoplysninger om dig – fx ifm. portrætfotografier til brug for markedsføring. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage, så vi ikke længere behandler de personoplysninger, som samtykket gjaldt. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Studiekort i My Education App
Du har mulighed for, i MEA-app'en, at oprette et digitalt studiekort med billede. Du uploader selv billedet i app'en. Billeddata gemmes på en lukket placering på IT Center Nord, og HF&VUC NORD har ikke adgang til at benytte disse data.
Logning af internetbrug
Når du bruger HF&VUC NORD's netværk, logger vi hvilke hjemmesider, du besøger og hvilke filer, du downloader. Vi opbevarer loggen i henhold til enhver tid gældende regler. Vi kigger kun i loggen, hvis vi har en mistanke om, at HF&VUC NORDs netværk er blevet brugt til noget, der er i strid med loven/vores retningslinjer for brug af internettet.
Videoovervågning
På vores undervisningssteder er der opsat kameraovervågning på udvalgte fællesarealer og/eller indgange. Videoovervågningen foretages i kriminalitetsforebyggende øjemed. Hvis der er mistanke om, at noget ulovligt er foregået, eller at HF&VUC NORD's studie- og ordensregler er overtrådt, vil optagelserne blive gennemset. Kun enkelte medarbejdere udpeget af den lokale ledelse kan tilgå optagelserne. Evt. videregivelse af optagelser til politiet vil kun ske i kriminalitetsopklarende øjemed.
Sletning
Vi sletter så vidt muligt dine personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til det formål, de er indsamlet til og i overensstemmelse med hensyn til klageadgang, revision af regnskab m.v. Mange af dine personoplysninger sletter vi, når du stopper som elev/kursist hos os eller fx 5 år efter pga. Bogføringslovens regler. Men vi opbevarer fx dine eksamensresultater i 30 år jf. eksamensbekendtgørelsen. Du kan læse mere om sletning af dine personoplysninger for hhv. optagelsesprocessen og uddannelsesforløbet.
Dine rettigheder
Du har, efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 samt artikel 20-21, en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os via kontaktoplysningerne angivet øverst på siden her.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. Der kan forekomme særlige tilfælde, hvor indsigtsretten ikke kan påberåbes.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Mistanke om databrud
Et databrud er, når nogen får adgang til personoplysninger, som de ikke burde have adgang til, fx ved et hackerangreb. Det kan også være, hvis du ser en medkursists skema eller ansøgning ligge efterladt. Eller at du opdager, at du eller andre har adgang til andre kursisters oplysninger i et af vores systemer.
Har du mistanke om, at der er sket et databrud på HF&VUC NORD, skal du skynde dig at fortælle det til en lærer, leder eller IT-medarbejder på skolen, der kan bringe det hurtigt videre til rette instans.
Ændringer
I tilfælde af væsentlige ændringer til denne informationsskrivelse giver vi dig besked via denne hjemmeside og via besked i My Education App og/eller Digital Post, hvis du er tilmeldt det. Den til enhver tid gældende version af denne informationsskrivelse vil være at finde på denne webside.